Σε κάθε ναυτολόγιο πρέπει να συμπληρώνονται σωστά και καλογραμμένα όλες οι ενδείξεις των σελίδων του, με στοιχεία που βγαίνουν από επίσημα έγγραφα του πλοίου. Έτσι στην πρώτη σελίδα πρέπει να γράφονται :
- Το όνομα του πλοίου, ο αριθμός και το λιμάνι νηολογίου του, το Δ.Δ.Σ, η καθαρή και ολική χωρητικότητα, το DEAD WEIGHT, το είδος και η ιπποδύναμη της μηχανής, ο αριθμός, η ημερομηνία και ο τόπος έκδοσης του ναυτολογίου.
- Το είδος του πλοίου (Φ/Γ, Δ/Ξ, Ε/Γ, αλιευτικό, Π/Κ κ.λ.π.)
- Το όνομα, επώνυμο, πατρώνυμο και η διεύθυνση της πλοιοκτησίας, του εκπροσώπου αυτού στην Ελλάδα και του πλοιάρχου του πλοίου. Προκειμένου για εδαφεία πρέπει να γράφεται η επωνυμία, έδρα και διεύθυνσή της. Ο αριθμός, η ημερομηνία και ο τόπος έκδοσης του προηγούμενου ναυτολογίου, καθώς και τα στοιχεία της απόδειξης είσπραξης που ξόφλησε την οφειλή του. Εφόσον δεν υπήρξε προηγούμενο ν/γιο και το πλοίο εφοδιάζεται για πρώτη φορά, στην αντίστοιχη στήλη, γράφεται “Εφοδιάζεται το πρώτο”. Κατά την αντικατάσταση και πάνω στο ν/γιο που αντικαταστάθηκε γράφεται στην αντίστοιχη στήλη, ο αριθμός, η ημερομηνία και ο τόπος έκδοσης μεταγενέστερου ν/γίου. Εάν, για κάποιο λόγο, δεν εκδοθεί νέο ναυτολόγιο σε αντικατάσταση αυτού που κατατέθηκε, γράφεται “Δεν εξεδόθη νέο” και στέλνεται στο Ν.Α.Τ. με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά σε διάστημα ενός (1) μηνός.
Στις υπόλοιπες σελίδες καταχώρησης ναυτολόγησης των ναυτικών συμπληρώνονται όλα τα στοιχεία των ναυτολογουμένων, ήτοι :
- ο αριθμός και η περιφέρεια Μ.Ε.Θ.,
- ο αριθμός του διπλώματος, πτυχίων και άδειας και η τάξη αυτών,
- το ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο του ναυτικού,
- τόπος και το είδος γέννησης,
- η ειδικότητα ναυτολόγησης,
- ο τόπος και η ημερομηνία ναυτολόγησης,
- ο μηνιαίος μισΘός,
- ο τόπος, η χρονολογία και η αιτία απόλυσης.
Στην σελίδα που αναφέρεται η οργανική σύνθεση του πληρώματος αναγράφονται στοιχεία που τυχόν υπάρχουν στο πλοίο και επηρεάζουν τη σύνθεσή του (π.χ. περιγραφή αυτοματισμού, συσκευές που απαλλάσουν το πλοίο από την ναυτολόγηση ορισμένων ειδικοτήτων). Όλα τα παραπάνω επικυρώνει η Ναυτιλιακή ή Προξενική Αρχή με την σφραγίδα και την υπογραφή της.